Charte de fonctionnement

Cette charte a été conçue de manière collaborative par le GDS Frantiq. Elle pourra être actualisée afin de l’adapter aux évolutions des besoins et usages de ses membres et du réseau. Le texte ci-dessous a été mis à jour le 1er octobre 2014.

Cette charte a pour objectif de définir :

l’éthique et les valeurs,
les objectifs et missions,
l’organisation et le fonctionnement du groupement de service Frantiq.

Qu’est-ce que le Groupement de services FRANTIQ ?

Un groupement de service (GDS) est « un regroupement d’unités ou de fragments d’unités de recherche ou de service, relevant ou non du seul CNRS, autour d’un objectif commun avec une coordination totale ou partielle de leurs moyens ». En tant que structure opérationnelle du CNRS, le GDS est chargé « de mettre des moyens matériels à la disposition des structures opérationnelles de recherche » et « de mener des actions d’accompagnement à la recherche ».

Il a été créé le 1er janvier 2010 auprès le l’INSHS (Institut ses sciences humaines et sociales), pour une durée de 4 ans et reconduit en 2013 pour 5 ans.

A l’origine du réseau, en 1984, l’on trouve une coopérative de producteurs de données bibliographiques issus d’une vingtaine de laboratoires et d’équipes de recherche (CNRS, universités, ministère de la Culture, deux centres européens) qui se regroupent au sein d’un catalogue collectif (le FRANTIQ-CCI) et qui crééent une série de micro-thesaurus spécialisés en archéologie, les PACTOLS. Frantiq regroupe désormais une soixantaine de professionnels de l’information scientifique et technique (documentalistes et bibliothécaires) travaillant dans le domaine de l’archéologie, de la préhistoire jusqu’à la seconde guerre mondiale, et des sciences de l’Antiquité sous tous leurs aspects. Il intègre également des institutions hors CNRS signataires d’une convention de partenariat.

Ce réseau œuvre à l’amélioration des services proposés aux chercheurs en archéologie, à la valorisation de la production documentaire en archéologie et à la l’amélioration des pratiques et outils des professionnels de l’IST en France. Il vise à favoriser les collaborations internationales afin de simplifier l’accès aux ressources proposées. Il privilégie le travail collaboratif et les outils open source.

Missions, objectifs et valeurs de FRANTIQ

L’appartenance au réseau Frantiq est fondée sur des objectifs, compétences et valeurs communes. Elle s’appuie également d’un point de vue administratif et juridique sur une appartenance institutionnelle (CNRS ou institution partenaire) et thématique (archéologie) et est renforcée par des conventions. Les demandes d’intégration sont traitées par la direction du GDS Frantiq.

Valeurs

Travailler de manière collaborative, dans une dynamique d’amélioration permanente, au service d’une recherche d’excellence en archéologie et Antiquité classique.
Partager et « valoriser le travail effectué »
Les « contributions réciproques » construisent « une valeur ajoutée collective »
Les relations de coopération entre les individus sont encadrées par une convention de partenariat institutionnelle mais restent « libres et volontaires »
Les outils et services mis en place doivent être utiles, utilisés, utilisables et simples à utiliser

Déontologie

Les professionnels du réseau Frantiq se conforment au code déontologique de l’European Council of Information Associations.

Missions

Le réseau Frantiq a une fonction de soutien aux fonctions de recherche du CNRS.

Il a pour finalité de rendre service à la communauté des chercheurs en archéologie, pour toutes les missions qui relèvent des métiers de la documentation et des bibliothèques. A cette fin, il met en lien les professionnels de l’IST et participer à l’amélioration continue des outils et pratiques de travail.

Objectifs

Créer un portail en archéologie qui soit le site de référence pour l’archéologie au CNRS.
Se doter d’outils de communication et d’échanges permettant de travailler en mode collaboratif avec les membres du réseau, les chercheurs, les archéologues et les étudiants en France et à l’étranger
Mettre en place des projets collectifs en fonction de leur intérêt pour la communauté scientifique
Promouvoir et valoriser l’archéologie auprès des décideurs, institutions, grand public, en France et à l’étranger
Favoriser, par le biais de ce réseau national identifié, reconnu, estimé et pérenne, la mise en place de collaborations européennes et internationales
Offrir aux archéologues et aux historiens de l’Antiquité des outils de base pour leurs recherches

Détail des missions

Produire le catalogue collectif indexé (CCI) Frantiq , enrichi quotidiennement en catalogage partagé par les producteurs qui travaillent en catalogage direct via le SIGB Koha.
Proposer le SIGB Koha dans toutes ses fonctionnalités pour la gestion locale des lecteurs, des prêts et circulations de documents, bulletinage de périodique et rapports en local et le dépouillement des productions des laboratoires du réseau.
Mettre à disposition le SIGB, assure sa maintenance et ses évolutions (changements de version, demandes de développement) en liaison avec son prestataire.
Assurer, avec leur participation active, les migrations régulières des données des producteurs utilisant un autre SIGB et, pour les autres, prévoit des migrations moyennant finances et aide du prestataire
Vérifier la qualité et la conformité aux normes de catalogages des notices du SIGB (dédoublonnage, contrôle des autorités et spécificités du CCI…)
Réaliser des listes d’autorités : auteurs personnes physiques et morales, titres de collections
Former au catalogage et à l’indexation dans le SIGB les personnels du réseau
Produire le thesaurus spécialisé PACTOLS et en assurer sa maintenance et son évolution sémantique, en fonction des normes
Développer le logiciel de recherche et de gestion documentaire OpenSource OpenTheso développé par Miled Rousset en collaboration avec la cellule documentation de Frantiq, selon les normes ISO.
Produire le portail documentaire Frantiq (http://www.frantiq.fr) qui permet de diffuser les informations relatives à l’archéologie à son public cible (chercheurs, enseignants, étudiants, documentalistes, bibliothécaires).

Organisation

L’activité est structurée en mode projet et collaboratif, que ce soit en présentiel (1 plénière et 1 réunion par groupe de travail actif par année) ou en distanciel (via les outils déployés). Chaque membre peut proposer un projet au réseau (proposition argumentée) qui sera soumise au vote des membres. En cas de résultat positif du GDS (51% de votes exprimés positifs), le membre peut faire un appel à participation via la liste de diffusion Frantiq. Si au moins 3 personnes manifestent leur intérêt, elles peuvent travailler sur le projet en étant rattaché à un groupe de travail existant ou en constituant un nouveau groupe de travail s’il ne peut s’intégrer à aucun groupe de travail déjà existant.

Institutions membres

Les institutions membres doivent :

Adhérer à la charte
Donner aux personnels IST les moyens de participer à Frantiq dans le respect de la charte
Contribuer, dans la mesure de leurs possibilités, au bon fonctionnement et à la réussite des projets de Frantiq ainsi qu’à la notoriété du réseau (mentionner l’appartenance au réseau dans ses actions de communication)
Signer une lettre d’engagement pour les unités du CNRS
Signer une convention de partenariat pour les institutions hors CNRS

Cellule de pilotage

Elle a pour mission de :

Veiller au bon fonctionnement du GDS (gestion, recherche et mise en place des moyens humains, juridiques, techniques et financiers),
Faciliter les relations entre les membres du réseau,
Veiller au respect des règles de fonctionnement du GDS
Réaliser les bilans annuels, négocier les conventions avec les partenaires et les contrats avec les prestataires.
Le cas échéant, elle assure les tâches critiques
Elle coordonne la création et la mise à jour de la charte de fonctionnement et en assure la diffusion, en collaboration avec le(s) groupe(s) de travail concerné(s).

La cellule de pilotage assure et dynamise les relations entre : les groupes de travail, le conseil scientifique et les groupes de travail. A cette fin,

Elle organise des réunions inter-groupes de travail et communique au réseau les noms et projets des différents groupes de travail ainsi que leur composition et les noms et coordonnées de leurs animateurs et coordinateurs de projets.
Elle soumet pour avis les projets les groupes de travail au conseil scientifique et communique les avis des experts aux groupes de travail.
Elle peut proposer la création d’un nouveau groupe de travail ou demander à un groupe de travail de monter ou de prendre en charge un projet.

Elle travaille :

à la reconnaissance du réseau,
à la valorisation des actions et résultats collectifs ou individuels.

Elle est soutenue dans son action par :

l’ensemble des membres producteurs organisés en groupes de travail,
le conseil scientifique,
ses tutelles,
les institutions signataires des conventions de partenariat.

Animation et coordination des groupes de travail

La cellule de pilotage gère, le cas échéant, les inscriptions (au GDS, aux groupes de travail, au site web…), en accord avec les producteurs, selon des critères définis en commun. Elle assure la liaison entre les groupes de travail.

Comité scientifique

Ce comité, composé d’experts nommés par l’InSHS du CNRS (pour l’actuel, il a été décidé et entériné par l’AG et non pas par l’institut) sur proposition de la Cellule de pilotage, participe à l’élaboration et à l’évolution des produits et services Frantiq. Il communique au réseau toute information ou recommandation utile et, dans la mesure de ses moyens et compétences, participe à la promotion, à la visibilité et à l’amélioration du réseau. Les membres du conseil scientifique peuvent prendre part aux projets et mettre le réseau en relation avec des experts permettant de faire avancer les projets Frantiq.

Groupes de travail

Les groupes de travail du réseau collaboratif Frantiq ont pour mission de réaliser les projets du réseau à destination des publics cibles du réseau (chercheurs, archéologues, professionnels IST, étudiants en archéologie).

Missions et tâches des animateurs

Les animateurs des groupes de travail ont pour mission de s’assurer du bon fonctionnement du groupe de travail dont ils s’occupent, dans les règles définis par le réseau.

Ils assurent la relation entre les groupes de travail et la cellule de pilotage et peuvent prendre contact avec d’autres groupes de travail si nécessaires. Ils suivent et coordonnent les projets de leur groupe de travail.

Chaque animateur assure ses fonctions pour une durée de 2 ans (renouvelable après vote du groupe de travail) et a la possibilité de démissionner avant la fin de son mandat, auquel cas un nouvel animateur le remplace. Celui-ci est choisi par le groupe de travail selon des modalités libres et consensuelles (volontariat, vote, nomination…). Sa prise de fonction est officialisée par la cellule de pilotage.

L’animateur s’appliquera en particulier à :

réaliser la synthèse des actions et des échanges par le biais notamment de compte rendus écrits et oraux, qu’il communique a minima à la cellule de pilotage. Il s’assure que subsiste une trace écrite des réunions du groupe de travail. Il coordonne la rédaction du bilan annuel de son groupe de travail qu’il transmet à la cellule de pilotage et qui sera intégré au bilan annuel du GDS.
transmettre les informations à la cellule de pilotage.
veiller à une participation équitable des personnes de son groupe de travail.
s’assurer que les objectifs du groupe de travail sont définis et à les rappeler au groupe le cas échéant (mémoire du groupe).
veiller à la cohérence des actions, identifier les tâches à réaliser et prendre en charge, le cas échéant, les tâches critiques (celles qui n’ont pas le droit d’échouer).
Il peut assurer la coordination d’un projet.

Le groupe de travail peut également choisir un animateur suppléant (selon les mêmes modalités que l’animateur) afin de pallier la défaillance éventuelle de l’animateur. Le suppléant est informé de la même manière que l’animateur (et est, par exemple, en copie des courriels qui lui sont destinés) et peut le remplacer ponctuellement en cas d’indisponibilité (congé ou obligation professionnelle, maladie…). Il peut partager les tâches et missions de l’animateur si cela est souhaité par le groupe de travail. Dans cette éventualité, les rôles de chacun seront définis préalablement par les intéressés et présentés au groupe de travail.

Coordinateur de projet

Un coordinateur sera choisi pour chacun des projets mis en place au sein du groupe de travail, selon les mêmes modalités que l’animateur du groupe de travail. L’animateur de projet pourra être l’animateur du groupe de travail, le choix étant laissé à l’appréciation du groupe de travail concerné. Il pourra aussi être différent, notamment pour les groupes de travail comportant de nombreuses personnes et devant mener plusieurs projets simultanément.

Ses missions :

S’assurer de la réalisation du projet conformément aux souhaits du GDS,
Définir les objectifs,
Travailler en mode projet
Répartir les tâches
Veiller à la réponse aux objectifs dans le respect des moyens, du temps et des personnes impliquées.

De la même manière que l’animateur du groupe de travail, il peut être assisté d’un suppléant. Sa nomination est officialisée par la cellule de pilotage.

Missions et tâches des membres du groupe de travail

Tout membre du GDS doit effectuer a minima l’une des tâches de l’un projet du GDS par quadriennal. Afin d’éviter l’essoufflement des membres les plus actifs, un roulement est nécessaire. La contribution des membres est constante, ponctuelle, des dérogations étant possibles (les présenter à l’animateur du groupe de travail).

Participent de fait :

les professionnels IST du GDS,
le conseil scientifique,
des professionnels IST hors réseau volontaires après accord du groupe de travail et de la cellule de pilotage
des experts volontaires (chercheurs, archéologues, étudiants), notamment dans la phase de conception et de tests des produits et services (panels d’usagers).

Un minimum de 3 personnes est requis pour pouvoir monter un projet et un groupe de travail. Le nombre maximal de personnes est laissé à l’appréciation de chaque groupe de travail ou projet.

Modalités d’intégration

Le choix du projet et du groupe de travail est laissé au choix des participants, selon le principe du volontariat et en tenant compte de préférence des compétences apportées. L’animateur d’un groupe de travail peut solliciter l’intégration d’un membre ou d’un expert hors réseau dont les compétences seraient utiles. L’intégration motivée est possible en cours de projet avec l’accord du groupe (vote), la durée de participation préconisée étant néanmoins le temps du projet.

Défaut d’un membre du réseau

En cas de défaut de l’un des membres (absence prolongée ou participation nulle sur une année par exemple), une justification sera demandée. Le défaut et la justification seront évoqués en plénière et soumis à l’avis du GDS. Une mesure adaptée, soumise à décision collective sera prise, qui pourra aller jusqu’à la radiation du membre en défaut de participation.

Missions des professionnels de l’IST du réseau

Etre acteur :

adhérer à la charte
participer aux réunions
participer à au moins un groupe de travail ou projet par période contractuelle
investir les outils collaboratifs : listes de diffusion, portail…
s’impliquer dans la vie et l’avancement des projets
être force de proposition
représenter son institution d’appartenance dans Frantiq
respecter l’identité visuelle de Frantiq
faire connaître Frantiq aux différents publics visés et aux financeurs et partenaires potentiels, mettre en lien les membres de Frantiq avec d’autres professionnels IST ou le public intéressé

compétences et savoir-faire
connaissances
expériences
informations

Outils de communication

La cellule de pilotage gère, avec la cellule informatique, un ensemble d’outils validés par le GDS, qui les utilise selon ses besoins et pratiques. Le groupe de travail communication peut, en accord avec la cellule de pilotage, être chargé de leur mise en place. Ces moyens de communication visant l’efficacité du travail collaboratif peuvent être :

des réunions téléphoniques (a minima) selon les besoins du projet
des réunions de travail en présentiel (une par an minimum pour chaque groupe de travail)
des réunions en audio- ou visioconférence
d’autres outils : outils collaboratifs de type wiki, pris en charge en mode projet par le groupe de travail communication (cahier des charges intégrant les besoins et contraintes), recherche des outils, tests et retour d’expérience, mise en place des outils dans un ensemble cohérent et respectant la règle « utile, utilisé et utilisable » et d’une grande simplicité de fonctionnement.

Produits et services

Le GDS Frantiq propose des produits et services visant à satisfaire les missions des professionnels de l’IST en archéologie et sciences de l’Antiquité et son public de chercheurs et à répondre, par voie de conséquence, aux besoins documentaires de la recherche en archéologie.

Catalogue collectif indexé (CCI)

En 2011, le catalogue collectif indexé permet de consulter les données bibliographiques de 35 centres, intégrées soit par catalogage direct (catalogage partagé), soit par importation de données. Ces notices catalographiques sont indexées avec les PACTOLS.

Le thésaurus PACTOLS

Désormais interopérable grâce à l’adoption du SKOS ou Simple Knowledge Organization System (Système simple d’organisation des connaissances), le thésaurus PACTOLS est multilingue (français, anglais, allemand, espagnol, italien, néerlandais, arabe). C’est un outil de référence en constante évolution grâce aux apports des nombreux producteurs qui l’utilisent (producteurs Frantiq, INRAP, Adonis, Ministère de la Culture…).

Les listes de diffusion Frantiq

Une liste principale (frantiq@services.cnrs.fr) permet les échanges professionnels entre les membres du réseau. Des listes peuvent être mises en place dans les groupes de travail ou dans le cadre d’un projet.

Portail documentaire

Les différents produits et services de Frantiq sont présentés et accessibles via le portail documentaire collaboratif Frantiq : http://www.frantiq.fr . Ce portail présente aussi les actualités, le calendrier, des brèves, des tutoriels sur les outils.

Veille

Les professionnels de l’IST participent à la veille dans leur domaine et relaient les informations pertinentes sur le portail Frantiq.

Moyens

Le Groupement de Service ne dispose pas de personnel en propre (statut des GDS), mais il est composé de personnels de différents laboratoires CNRS:

d’une direction
documentalistes et bibliothécaires qui participent au GDS par le biais du catalogage et s’investissent dans au moins un groupe de travail
d’un informaticien, qui gère la maintenance des outils et développe l’outil OpenTheso
d’un comité scientifique, composé d’experts

Le réseau reçoit une dotation financière allouée par l’Institut des Sciences Humaines et Sociales (INSHS-CNRS), dont il dépend et peut être complétée par une aide de l’Institut Ecologie et Environnement (INEE- CNRS), dont dépendent certains laboratoires CNRS du réseau. Cette dotation est complétée par les contributions des institutions de rattachement des membres non CNRS, par le biais de conventions cadres (CNRS-INRAP et CNRS-Ministère de la Culture et de la communication) et de conventions de partenariat avec le réseau.

Le GDS dispose :

d’un hébergement sur les serveurs de la TGIR HumaNum
d’une liste de diffusion hébergée par le CNRS
d’un portail documentaire collaboratif
d’outils logiciels du domaine du libre (SIGB Koha, OpenTheso)
d’un accès aux bases de données BiblioSHS du CNRS